Vérification interne des marchés et de l’approvisionnement

Objectif de la vérification

La vérification a pour objectif d’évaluer la pertinence et l’efficacité du cadre de contrôle de gestion qui régit les approvisionnements à Investir au Canada (IAC) pour veiller à ce que :

• les marchés soient traités conformément à la politique d’IAC en matière d’approvisionnements;
• les marchés résistent à l’examen du public en matière de prudence et d’intégrité, favorisent l’accès, encouragent la concurrence et constituent une dépense équitable des fonds publics;
• la rentabilité soit prise en compte tout au long du processus d’approvisionnement;
• le cadre de contrôle de la gestion qui appuie les activités d’approvisionnement soit approprié, complet et efficace.

Portée de la vérification

La vérification vise plus particulièrement l’efficacité d’IAC à mettre en application sa politique en matière d’approvisionnements, notamment pendant la période allant du 28 mai 2019 (approbation officielle de la politique par le CA d’IAC) au 31 mars 2021 (fin de l’exercice 2020 2021).

L’échantillon de la vérification concernait les marchés de plus de 10 000 $ qui sont proactivement divulgués sur le site Web d’IAC. 

Énoncé d’assurance

Cette vérification a été menée conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle d’audit interne de l’Institut des vérificateurs internes. 

La vérification interne répond également aux exigences de la Loi fédérale sur la responsabilité.

D’après notre avis professionnel, des procédures de vérification suffisantes et pertinentes ont été suivies et des éléments probants ont été recueillis pour étayer l’exactitude de la conclusion formulée dans le présent rapport. Notre conclusion est basée sur une comparaison des conditions au moment de la vérification avec les critères de vérification préétablis. Les constatations ne s’appliquent qu’aux entités examinées et au champ d’études décrit dans le présent rapport.

Activités de vérification

Dans le cadre de la vérification, BDO a procédé à son analyse en menant les activités suivantes :

• examen de la documentation, comprenant, entre autres : la liste des marchés divulgués de plus de 10 000 $ pour l’exercice allant du 1er avril 2019 au 31 mars 2020 et pour l’exercice allant du 1er avril 2020 au 31 mars 2021; les documents de spécimen de signature pour les dirigeants d’IAC; le plan de l’unité fonctionnelle 2019 2020; la présentation du plan d’affaires 2020 2021 au Comité de vérification; les profils de risque d’entreprise d’IAC; le guide d’introduction IAC – Approvisionnement 101; l’organigramme; les fonctions et responsabilités des membres de l’équipe des approvisionnements; la politique d’IAC en matière d’approvisionnements; l’instrument de délégation des pouvoirs financiers et des pouvoirs de dépenser; la méthode d’approvisionnement; les feuilles de route du processus d’approvisionnement; le guide 2021 – Approvisionnement au paiement - RACI; et le gabarit du contrat de services professionnels d’IAC.
• Entrevues avec l’agent administratif principal (AAP) et la présidente directrice générale intérimaire (PDG), le directeur des finances, l’agent aux approvisionnements, le directeur de l’image de marque et le gestionnaire des technologies de l’information.
• Tests visant à évaluer la conformité aux processus, l’efficacité et l’efficience de l’échantillon des contrats d’approvisionnement d’IAC au regard de sa politique en matière d’approvisionnements.
• Visite virtuelle des outils SharePoint et Salesforce d’IAC pour déterminer si l’information sur les approvisionnements est bien documentée et consignée sans délai, et pour vérifier l’exactitude et l’exhaustivité des données sur les approvisionnements.
• Examen d’un échantillon de contrats pour déterminer s’ils contiennent des dispositions visant à surveiller la qualité des services et à obtenir le meilleur rapport qualité-prix.
• Analyse comparative entre le Musée canadien de la nature, le Conseil des arts du Canada, le Secrétariat du Conseil du Trésor et IAC.

Conclusions de la vérification

Les procédures et politiques d’approvisionnement d’IAC, mises en œuvre au cours de l’exercice 2019 2020, sont relativement récentes. Par conséquent, le niveau de maturité de ces procédures et pratiques au sein de l’organisation est adéquat et soutient efficacement les activités d’approvisionnement, tout en permettant de dégager de la vérification des possibilités d’amélioration.

La gouvernance, les rôles et les responsabilités d’IAC en lien avec les approvisionnements sont clairement définis, documentés et semblent être compris par les employés à tous les niveaux de l’organisation. La politique d’IAC en matière d’approvisionnements décrit les rôles et responsabilités des principaux intervenants en ce qui a trait au processus d’approvisionnement, et les pouvoirs financiers et de signature pour l’organisation sont également définis en fonction des catégories de dépenses. En outre, une grille d’attribution des responsabilités (grille AR) a été instaurée pour le processus d’approvisionnement.

La conception des politiques d’IAC et de ses procédures d’approvisionnement est adéquate et conforme aux pratiques de l’industrie. Des feuilles de route des processus sont mises à la disposition des employés d’IAC afin de documenter le déroulement du processus d’approvisionnement, de la demande initiale à la finalisation et la conclusion du marché officiel. En outre, IAC s’est doté d’un gabarit pour tous les contrats liés à des services professionnels prévoyant des sections permettant à IAC de tenir les entrepreneurs responsables des travaux décrits. Cependant, il y a peu de matériel de formation et d’orientation, comme des listes de vérification normalisées, pour aider les employés à mieux comprendre les activités d’approvisionnement.

Les mécanismes de gestion du risque sont définis et conviennent aux besoins actuels d’IAC, même si une procédure de validation en cas de conflits d’intérêts à l’intention des employés pourrait être mise en place dans le cadre du processus d’approvisionnement. Malgré cela, il existe d’autres mécanismes pour régler les conflits d’intérêts, comme une entente de confidentialité et de non-divulgation et une formation annuelle obligatoire sur les conflits d’intérêts destinée à tous les employés d’IAC. IAC fait également appel à des fournisseurs tiers pour l’approvisionnement en biens et en services, ce qui étoffe les contrôles visant à réduire le risque général pour IAC.

Pour accroître la transparence des activités d’approvisionnement d’IAC, l’organisation divulgue de façon proactive les approvisionnements de plus de 10 000 $ sur son site Web. On constate également que si le même fournisseur est retenu pour plusieurs marchés, IAC veille à fournir une documentation justificative suffisante.

Enfin, les outils et systèmes de gestion de l’information sur les approvisionnements d’IAC sont suffisants pour répondre à ses besoins actuels et adaptés à son niveau de maturité. IAC administre actuellement ses données d’approvisionnement au moyen de deux systèmes, soit SharePoint et Salesforce, qui présentent une capacité d’intégration limitée, entre eux et avec d’autres systèmes organisationnels. Cette situation réduit l’efficacité et l’uniformité de la gestion de l’information en lien avec les approvisionnements.

Recommandations et réponses de la direction

Généralités

Tel qu’il est précisé dans la Loi sur Investir au Canada (LIC), en vue de soutenir la prospérité économique du Canada et d’y stimuler l’innovation, Investir au Canada a pour mandat :

• de promouvoir, d’attirer et de faciliter les investissements directs étrangers au Canada;

• de coordonner les efforts du gouvernement et ceux du secteur privé et des autres intervenants en matière d’investissement direct étranger au Canada.

IAC veut également faire du Canada une destination de choix pour les investissements mondiaux et promouvoir la marque économique du Canada par le truchement de diverses initiatives, notamment l’organisation d’événements de prestige et la participation à de tels événements. Il incombe à IAC, dans le cadre de sa mission :

• d’élaborer et de mettre en œuvre une stratégie nationale visant à attirer les investissements directs étrangers au Canada;
• de créer et de maintenir des partenariats avec les ministères, conseils ou organismes de tous les ordres du gouvernement au Canada, le secteur privé au Canada ou les autres intervenants canadiens intéressés par l’investissement direct étranger afin de mettre à profit les programmes, ressources et services qui sont offerts en matière d’investissement direct étranger;
• de planifier, de diriger, de gérer et de mettre en œuvre des activités, des événements, des conférences et des programmes visant à promouvoir le Canada comme destination de choix pour les investisseurs;
• de recueillir, de préparer et de diffuser des renseignements afin d’aider les investisseurs étrangers à étayer leurs décisions en matière d’investissement direct étranger au Canada;
• de fournir des services de manière coordonnée à des investisseurs étrangers à l’égard de leurs investissements, actuels ou éventuels, au Canada.

Tel qu’établi dans sa loi habilitante, IAC exerce ses propres pouvoirs sur l’approvisionnement en biens et en services (hors de la fonction publique fédérale). En mai 2019, IAC a créé sa propre politique en matière d’approvisionnements, qui a été approuvée par le conseil d’administration et présentée au Conseil du Trésor en janvier 2020, avec une demande de financement permanent. En contrepartie de ce financement, IAC doit soumettre une vérification interne de ses activités d’approvisionnement.

Simultanément, en 2019 2020, IAC a élaboré un cadre de gestion du risque d’entreprise (GRE) pour dégager les risques organisationnels et a par la suite présenté ce cadre à son conseil d’administration, en février 2020. En réponse au cadre de GRE, IAC s’est doté d’un plan de vérification axé sur le risque (PVAR) dans le but d’atténuer les risques organisationnels au fil du temps. Tel qu’indiqué dans le PVAR, la vérification interne de 2021-2022 devrait essentiellement porter sur la politique d’IAC en matière d’approvisionnements.

Aperçu de l’approvisionnement à IAC

La LIC, qui est la loi habilitante d’IAC, a été instaurée pour donner à IAC le pouvoir d’élaborer sa propre politique en vue de favoriser un approvisionnement en biens et en services efficace et efficient visant à répondre aux besoins. Il importe de souligner que même si IAC exerce ses propres pouvoirs en matière de passation de marchés, l’organisme a accès aux outils et processus d’approvisionnement de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) en ce qui a trait aux arrangements en matière d’approvisionnements et aux offres à commandes.

Selon la LIC, IAC n’est pas assujettie à l’article 9 de la Loi sur les travaux publics et les services gouvernementaux et, par conséquent, peut acheter des biens et des services à l’extérieur de l’administration publique fédérale. Toutefois, à titre de mandataire de l’État, IAC fera preuve de prudence, de probité et de transparence pour que toutes les activités d’approvisionnement soient exécutées d’une manière qui résiste à l’examen du public du point de vue du jugement et de l’honnêteté, facilite l’accès, favorise la concurrence et témoigne d’une utilisation équitable des fonds publics.

La politique d’IAC en matière d’approvisionnements établit que les biens et services doivent être acquis d’une manière qui favorise la concurrence, l’accès et l’équité, qui est conforme à la loi et à l’Accord de libre échange canadien (ALEC). En vertu de l’ALEC, IAC doit :

• négocier des approvisionnements en services de plus de 100 000 $ (s’applique également aux modifications des contrats);
• négocier des approvisionnements en biens de plus de 25 000 $ (s’applique également aux modifications des contrats);
• optimiser le service de dépôt de soumissions électronique et lancer des appels de propositions pour des marchés dont la valeur dépasse les seuils mentionnés ci dessus.

L’objectif de la politique d’IAC en matière d’approvisionnements est :

• de préciser les pouvoirs et les responsabilités en ce qui a trait à l’approvisionnement en biens et en services;
• de donner des directives claires au personnel d’IAC concernant l’approvisionnement en biens et en services.

L’équipe des finances au sein du Groupe des services intégrés (GSI) est responsable de superviser et d’administrer les fonctions d’approvisionnement à IAC. L’équipe des finances est dirigée par le directeur des finances et les fonctions d’approvisionnement sont assumées par un agent aux approvisionnements. Pour composer avec les contraintes d’IAC en ce qui a trait à ses capacités internes, l’équipe des finances d’IAC a conclu une entente avec un fournisseur externe afin de l’aider à traiter les approvisionnements assujettis à un processus concurrentiel.

Il existe plusieurs niveaux d’autorisation en lien avec la fonction d’approvisionnement à IAC. Les gestionnaires délégataires (chefs) sont chargés d’étudier toutes les demandes d’approvisionnement présentées par les employés de leur groupe, peu importe la valeur. Les chefs doivent donner leur approbation dans le système Salesforce. Pour les demandes d’approvisionnement de 100 000 $ ou moins (avec les taxes), l’approbation du chef respectif et de l’agent aux approvisionnements est requise pour conclure une entente. Les demandes d’approvisionnement supérieures à 100 000 $ (incluant les taxes) requièrent également l’approbation du chef respectif et de l’agent aux approvisionnements. Cependant, ces demandes doivent être remplies de manière officielle. Pour modifier des ententes en vigueur, les employés doivent également soumettre leur demande au moyen de l’outil Salesforce pour obtenir l’approbation du chef et de l’agent aux approvisionnements. Les échéanciers types pour les demandes d’approvisionnement à traiter sont les suivants :

• Une semaine pour les approvisionnements de moins de 100 000 $
• Deux à trois mois pour les approvisionnements qui requièrent l’usage des instruments de SPAC
• Quatre mois pour les approvisionnements soumis à un processus concurrentiel.

Constatation 1 : Gouvernance, rôles et responsabilités

La gouvernance, les rôles et les responsabilités d’IAC en lien avec les approvisionnements sont clairement définis et documentés, et semblent être compris par les employés à tous les niveaux de l’organisation.

IAC a documenté les rôles, les responsabilités et les attentes des employés d’IAC relativement au processus d’approvisionnement. Les principales responsabilités de l’agent aux approvisionnements, du directeur des finances et des consultants externes qui accompagnent IAC dans le cadre de ses processus concurrentiels sont bien définies, documentées et semblent être comprises, à tous les échelons de l’organisation.

En outre, la politique d’IAC en matière d’approvisionnements précise les pouvoirs et les responsabilités du conseil d’administration d’IAC, du président directeur général (PDG), de l’agent administratif principal (AAP), des chefs, de la division des services intégrés, des services juridiques, de l’agent aux approvisionnements et de tous les employés d’IAC exerçant des fonctions d’approvisionnement. Tous les employés d’IAC doivent suivre la politique en matière d’approvisionnements et cela semble compris dans toute l’organisation, tel que constaté lors des entrevues avec le personnel d’IAC; en effet, les employés d’IAC savent qui doit répondre aux besoins en approvisionnement et qui doit fournir les approbations requises.

IAC a documenté la délégation des pouvoirs financiers et de signature de l’organisation attribuant les diverses autorisations (p. ex. autorisation complète, autorisation restreinte fondée sur les seuils ou aucune autorisation) au PDG, au chef de l’exploitation, aux chefs, au dirigeant principal adjoint des finances (DPAF) et au directeur des ressources humaines, selon la catégorie de dépenses. L’instrument de délégation précise également que tous les contrats doivent être rédigés et approuvés par l’agent aux approvisionnements avant d’être exécutés. Pour étayer l’instrument de délégation, IAC a élaboré des notes d’appoint qui fournissent plus de détails et de précisions concernant les pouvoirs financiers et de signature. En outre, on constate que toutes les personnes à qui des pouvoirs financiers et de signature ont été délégués ne peuvent exercer ces pouvoirs qu’à l’issue d’une formation, tel qu’exigé par IAC.

IAC a également élaboré une grille d’AR pour déterminer qui est responsable, qui doit rendre des comptes et qui doit être consulté et informé tout au long du processus d’approvisionnement. Les rôles de l’agent aux approvisionnements, des employés d’IAC, des chefs d’IAC, de la haute direction, du DPAF et de l’équipe des finances sont clairement documentés pour les approvisionnements de plus de 10 000 $ et de moins de 100 000 $, pour les approvisionnements de plus de 100 000 $ et pour les modifications aux contrats en vigueur, respectivement.

Constatation 2 : Politiques et processus d’approvisionnement

Les politiques et pratiques d’approvisionnement d’IAC sont bien conçues, adéquates et conformes aux pratiques de l’industrie. Cependant, on pourrait offrir davantage de formation et de documents d’orientation aux employés pour qu’ils aient une meilleure compréhension des activités d’approvisionnement et de leurs exigences.

La LIC, qui est la loi habilitante d’IAC, a été instaurée pour donner à IAC le pouvoir d’élaborer sa propre politique en matière d’approvisionnements. L’organisme n’est pas assujetti à l’article 9 de la Loi sur les travaux publics et les services gouvernementaux. En mai 2019, IAC a instauré sa politique en matière d’approvisionnements qui définit l’objectif, la portée, les exigences et les autorisations relativement aux activités d’approvisionnement au sein d’IAC. En outre, IAC est reconnu comme un établissement public et, par conséquent, doit se conformer aux règles et politiques du Conseil du Trésor relatives à la gestion financière. Cependant, IAC est exempté des règles et politiques du Conseil sur Trésor sur « la passation de marchés, les communications, les dépenses de voyage, d’accueil, de conférences et d’événements, et d’autres politiques administratives générales ». Des processus et contrôles ont été mis en place et documentés dans le cadre de l’instrument de délégation des pouvoirs financiers et des pouvoirs de signature pour veiller à ce qu’une saine gestion financière soit tout de même exercée (p. ex. l’agent aux approvisionnements d’IAC est responsable de rédiger et d’autoriser tous les contrats avant l’exécution de l’article 32 par l’autorité délégataire).

Des feuilles de route ont également été établies pour documenter le processus d’approvisionnement d’IAC tout au long de son cycle de vie, de la demande d’approvisionnement initiale jusqu’à l’exécution du contrat officiel. En outre, il existe une version à jour de ces feuilles de route, intégrant le recours au nouvel outil, Salesforce. Des gabarits ont été créés pour certains documents clés du processus d’approvisionnement afin d’assurer une plus grande uniformité au sein de l’organisation.

Dans le cadre de la politique en matière d’approvisionnements, il incombe à l’AAP de s’assurer que le personnel est informé et suive la formation adéquate, le cas échéant. La division des services intégrés doit offrir une formation sur les politiques et processus d’approvisionnement. Par conséquent, on s’attend à ce qu’une formation périodique soit fournie et à ce que des documents d’orientation soient remis aux employés à qui des responsabilités et pouvoirs en matière d’approvisionnements ont été confiés. Même si une formation est offerte aux employés exerçant des pouvoirs financiers et de signature, il y a peu de formation proposée aux employés pour les aider à mieux connaître et comprendre les politiques et processus d’approvisionnement au sein d’IAC. Comme IAC doit avoir souvent recours à un soutien et une expertise externes, il serait utile de mieux sensibiliser les employés aux politiques, procédures et exigences en matière d’approvisionnements. En outre, même s’il existe des feuilles de route pour illustrer les étapes du processus d’approvisionnement, l’aide et la formation offertes aux employés au delà de ces outils restent limitées.

De plus, il n’existe pas de liste de vérification normalisée qui décrit les exigences et la documentation d’appui à créer et à consigner dans les répertoires de SharePoint ou à télécharger par les demandeurs dans le cadre d’un dossier d’approvisionnement dans Salesforce pour chaque contrat. Ces pratiques contribueraient à solidifier le processus d’approvisionnement et à l’améliorer.

Dans le cadre de la vérification, un échantillon de vingt (20) contrats d’une valeur de plus de 10 000 $ (proactivement divulgués sur le site Web d’IAC) a été examiné pour les exercices 2019 2020 et 2020 2021 (représentant 10 % des contrats pendant cette période). Cet échantillon comprenait des approvisionnements pour divers biens et services, comme des services de publicité, l’acquisition de matériel informatique, des services de spécialistes en technologies de l’information, des services de relations publiques et des contrats de recherche. Cet examen a permis de montrer que la documentation fournie pour les processus d’appel d’offres ouverts concurrentiels était davantage normalisée et uniforme que pour les approvisionnements de plus faible valeur ou de portée plus restreinte traités au moyen d’autres mécanismes d’approvisionnement. Cependant, en règle générale, il n’y a pas suffisamment de documentation concernant la demande initiale d’approvisionnement, l’approbation permettant de lancer le processus d’approvisionnement, ainsi que la justification officielle du choix du mécanisme d’approvisionnement. On soulignera qu’avec la récente mise en œuvre de l’outil Salesforce, ces types de détails sont consignés pour chaque dossier d’approvisionnement. Les demandes et les approbations sont traitées directement dans l’outil Salesforce. Cependant, les saisies d’écran correspondantes de ces activités d’approvisionnement dans Salesforces ne sont pas conservées dans SharePoint.

Pratiques exemplaires en matière d’approvisionnements

Dans le cadre de la vérification, la politique d’IAC en matière d’approvisionnements a été comparée aux politiques du Musée canadien de la nature, du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et du Conseil des arts du Canada (CAC).

La vérification révèle qu’en règle générale, la conception de la politique d’IAC en matière d’approvisionnements est conforme aux pratiques de l’industrie. Les éléments clés liés aux seuils, aux achats de faible valeur, au processus de soumission et de sélection sont tous décrits et adéquatement adaptés aux besoins de l’organisation.

Qualité des services

Les vérificateurs ont examiné l’échantillon de vingt (20) contrats pour déterminer si leurs dispositions permettent d’effectuer un contrôle de la qualité (p. ex. rapports de conformité exigés de l’entrepreneur et ententes sur les niveaux de service) et d’obtenir le meilleur rapport qualité prix (p. ex. rapports sur le rendement exigés de l’entrepreneur, primes au rendement ou sanctions). On a observé qu’IAC s’est doté d’un gabarit pour tous les contrats liés à l’approvisionnement en services. Dans le gabarit de contrat pour services professionnels daté de juin 2020, les vérificateurs soulignent l’article 14 (Travail), qui décrit le processus selon lequel l’approbation par IAC de n’importe quelle partie du travail décrite dans le contrat ne libère pas l’entrepreneur de sa responsabilité de respecter toutes les exigences du contrat. En outre, on y établit que tous les travaux fournis par l’entrepreneur sont assujettis à une inspection d’IAC et à son acceptation. IAC a le droit de refuser toute partie du travail qui n’est pas conforme aux exigences du contrat et de demander des correctifs ou un remplacement, aux frais de l’entrepreneur. Il s’agit d’une disposition importante de la politique, car elle permet à IAC de tenir les entrepreneurs responsables de fournir des biens et des services de qualité, conformément aux exigences du contrat, ainsi que de prévoir des mécanismes pour évaluer la qualité et le rendement d’un entrepreneur, et rejeter les travaux, le cas échéant.

En outre, le gabarit de contrat pour services professionnels d’IAC comprend des sections sur les éléments suivants :

• Retard excusable (article 1) : Il s’agit d’un retard dans l’exécution, par l’entrepreneur, d’une obligation prévue au contrat qui est causé par un événement hors du contrôle raisonnable de l’entrepreneur, qui ne pouvait pas être anticipé, qui ne pouvait pas être raisonnablement empêché par les moyens dont disposerait raisonnablement l’entrepreneur et qui est survenu sans faute ou négligence de sa part. Cet article décrit également les mesures qui doivent être prises par l’entrepreneur dans des situations de retard excusable.
• Suspension des travaux (article 2) : Permet à IAC de suspendre les travaux de l’entrepreneur en tout temps, pour une période maximale de 180 jours civils.
• Manquement de l’entrepreneur (article 3) : Permet à IAC de résilier le contrat ou une partie du contrat pour manquement si l’entrepreneur omet de respecter ses obligations, en tout ou en partie, dans le cadre du contrat. En outre, cet article permet à IAC de résilier immédiatement un contrat pour manquement si l’entrepreneur fait faillite ou devient insolvable, s’il cède ses biens au profit de ses créanciers, s’il se prévaut des dispositions d’une loi sur les débiteurs en faillite ou insolvables, si un séquestre est désigné aux termes d’un titre de créance ou si une ordonnance de séquestre est prononcée à son égard ou encore, si une ordonnance est rendue ou si une résolution est adoptée en vue de la liquidation de son entreprise.
• Résiliation pour raisons de commodité (article 4) : Cet article établit qu’à tout moment avant l’exécution des travaux, IAC peut résilier le contrat ou une partie du contrat pour raisons de commodité.

Constatation 3 : Gestion du risque

Des mécanismes de gestion du risque lié aux approvisionnements sont mis en place et adaptés aux besoins actuels d’IAC. Même s’il existe une formation générale sur les conflits d’intérêts, ainsi que des déclarations de conflits d’intérêts dans le contexte des processus d’approvisionnement concurrentiels, il serait possible de mettre en place une procédure de validation en cas de conflits d’intérêts destinée aux employés d’IAC et faisant partie de tous les processus d’approvisionnement.

Conflit d’intérêts

Tous les employés d’IAC doivent suivre une formation annuelle sur les valeurs et l’éthique, qui comprend une section consacrée aux conflits d’intérêts. En outre, dans le cadre de l’évaluation des processus concurrentiels, tous les évaluateurs doivent prendre connaissance des dispositions sur la confidentialité et des instructions aux membres de l’équipe d’évaluation sur le traitement des soumissions, et signer une entente de confidentialité et de non-divulgation.

Dans le gabarit du contrat pour services professionnels d’IAC, l’article 22 prévoit des dispositions normalisées sur les conflits d’intérêts. Ces dispositions définissent les mesures d’atténuation d’IAC dans ses contrats avec des fournisseurs, notamment la capacité de l’autorité contractante de résilier le contrat s’il y a conflit d’intérêts. Dans le cadre de la vérification, aucun conflit d’intérêts potentiel n’a été observé dans l’échantillon de vingt (20) contrats. Cependant, selon notre vérification, on constate qu’il n’existe aucun processus documenté ni aucune obligation de déclarer des conflits d’intérêts potentiels entre les employés d’IAC et des fournisseurs au moment du déclenchement d’un processus d’approvisionnement. Cette absence de vérification interne dans le cadre d’un processus d’approvisionnement présente un risque pour la réputation d’IAC. Ce risque pourrait l’empêcher de profiter de certaines souplesses du système d’approvisionnement, et ainsi avoir une incidence sur sa capacité à respecter son mandat. En outre, IAC devrait envisager de mettre en place un processus annuel de divulgation des conflits d’intérêts pour tous les employés d’IAC dans le cadre de la formation sur les valeurs et l’éthique afin de dégager tous les conflits d’intérêts potentiels de façon proactive et de s’assurer que des mesures de contrôle appropriées sont en place pour les atténuer.

Contribution à l’approvisionnement de fournisseurs de services tiers

IAC fait appel à plusieurs fournisseurs de services tiers pour l’acquisition de biens et de services. Par exemple, le processus d’approvisionnement actuel de Services partagés Canada est optimisé de façon à répondre aux besoins d’IAC en matière de biens et de services de TI. Le Procurement Law Office est également un fournisseur de services tiers qui offre un soutien et des conseils relativement à l’exécution de processus concurrentiels complexes pour IAC. En outre, pour les processus d’appels d’offres ouverts concurrentiels, IAC peut recourir aux arrangements en matière d’approvisionnements ou aux offres à commandes de Services publics et Approvisionnement Canada comme mécanismes d’approvisionnement. Les vérificateurs notent que le recours à ces fournisseurs de services tiers est une méthode de contrôle qui atténue le risque de conflits d’intérêts et les répercussions possibles sur la réputation.

Fractionnement de marchés

Conformément à la politique d’IAC en matière d’approvisionnements, les achats de plus de 10 000 $ sont divulgués sur le site Web d’IAC, peu importe le mécanisme d’approvisionnement, afin que le public puisse savoir quels sont les types d’approvisionnements que traite IAC. On y précise également certains détails, comme le nom du contrat, la valeur, les modalités, la description, le numéro de référence et les modifications apportées, le cas échéant. Si on fait appel au même fournisseur pour plusieurs marchés, IAC veille à fournir suffisamment de documents en appui (p. ex. des communications internes et les différentes soumissions reçues) afin de justifier l’attribution de ces marchés au même fournisseur. Les vérificateurs ont examiné un échantillon de vingt (20) contrats afin d’en évaluer le contenu et les modifications apportées pour voir s’il existe des occurrences de fractionnement de marchés. Ils se sont notamment penchés sur les caractéristiques des contrats (p. ex. échéancier, valeur, but) et les modifications qui ont été apportées. À l’issue de la vérification, aucune occurrence de fractionnement de marchés n’a été détectée.

Constatation 4 : Gestion de l’information sur les approvisionnements

Les outils et systèmes en place pour soutenir la gestion de l’information sur les approvisionnements d’IAC sont suffisants pour répondre aux besoins actuels de l’organisation et sont adaptés à son niveau de maturité. Afin d’optimiser la gestion de l’information sur les approvisionnements, il faudrait explorer la possibilité d’intensifier l’intégration des systèmes ou de fusionner la gestion de l’information dans un seul système.

SharePoint

SharePoint a été mis en place en avril 2019 afin de faciliter la gestion des données d’IAC relatives aux approvisionnements. L’accès aux répertoires sur les approvisionnements dans SharePoint est limité aux personnes autorisées. Ces personnes sont les suivantes : l’agent aux approvisionnements, le commis aux finances, l’agent des finances et le directeur des finances. Pour chaque approvisionnement, des répertoires sont créés par défaut dans SharePoint selon le type d’approvisionnement (p. ex. processus concurrentiel et non concurrentiel). La structure des répertoires dans SharePoint pour les processus concurrentiels s’établit comme suit : contrat, courriels, demandes de propositions (DP), exemples de DP, et un fichier compressé contenant d’autres documents liés au processus concurrentiel. Pour les processus non concurrentiels, la structure s’établit comme suit : documents additionnels, communications, contrat, courriels, DP et validation de sécurité. Cependant, les vérificateurs n’ont pas pu établir clairement si ces répertoires par défaut sont créés et alimentés de façon uniforme pour chaque demande d’approvisionnement.

En outre, on a constaté que les fichiers devaient être manuellement transférés dans les répertoires respectifs de SharePoint par l’agent aux approvisionnements pour que les documents soient adéquatement consignés et accessibles aux employés autorisés à utiliser SharePoint, une pratique qui n’est pas tenable à long terme. À la finalisation des contrats (lorsque les contrats sont signés), les détails financiers sont ensuite saisis dans le système financier d’IAC, le système GX. Cependant, on a constaté lors de la vérification que les documents ne peuvent pas être téléversés dans le système GX. On a donc recours à deux systèmes/outils pour gérer l’information sur les approvisionnements, ce qui pourrait mener à des inexactitudes dans le processus d’approvisionnement ou à des erreurs, si l’information saisie dans les deux systèmes devait ne pas être uniforme.

Salesforce

Salesforce a été intégré à la fonction d’approvisionnement d’IAC en juillet 2021. Salesforce sert d’outil pour obtenir officiellement des détails sur le processus initial d’approvisionnement en biens et services, et en assurer le suivi. Comme la mise en œuvre du système est récente, l’intégration de Salesforce au processus d’approvisionnement et aux autres systèmes en place n’est pas encore mature.

Lorsqu’une demande d’approvisionnement est lancée, des « dossiers d’approvisionnement » sont créés dans Salesforce par les demandeurs qui ont accès au système. À IAC, cet accès est limité aux gestionnaires et aux adjoints de direction. Les demandeurs doivent saisir les détails de l’approvisionnement dans l’outil Salesforce, notamment : le fournisseur privilégié, le montant du contrat, la description des besoins/services à fournir, le code financier, les approbations requises, et verser dans le système la documentation qui décrit l’approvisionnement. Il n’y a pas de limite quant au nombre de documents qui peuvent être téléchargés par dossier d’approvisionnement dans Salesforce, et ce, à tout moment. Une fois déposé, le dossier d’approvisionnement est assujetti aux différents niveaux d’approbation de l’outil jusqu’à ce qu’il atteigne l’étape de l’agent aux approvisionnements, qui doit en faire l’étude et donner son approbation. Une fois les approbations finales obtenues dans l’outil Salesforce, des répertoires SharePoint sont créés pour consigner les bons de commande; la lettre d’engagement du système GX est également téléversée dans le répertoire SharePoint. Salesforce est doté d’une fonction de suivi des dossiers d’approvisionnement par date, ce qui permet à l’agent aux approvisionnements d’anticiper les prochaines étapes et de savoir quels contrats approchent de leur date d’échéance un mois à l’avance, pour ainsi communiquer avec les autorités contractantes afin de déterminer la marche à suivre.

Les employés d’IAC ne peuvent consulter les dossiers d’approvisionnement que pour leur groupe respectif. Par exemple, une demande présentée par un employé de l’équipe des technologies de l’information (TI) ne peut être vue que par les membres de l’équipe des TI et le chef. En limitant l’accès aux dossiers d’approvisionnement par groupe, on exerce un contrôle qui réduit le risque que des données sensibles soient communiquées à des personnes qui ne sont pas concernées.

En outre, l’outil Salesforce n’a pas été intégré à SharePoint. Lorsqu’il faut transférer des dossiers de Salesforce à SharePoint, l’agent aux approvisionnements doit le faire manuellement pour veiller à ce que les dossiers soient consignés dans les deux outils.

COVID-19 : Répercussions

Avant la pandémie de COVID 19, bon nombre des documents liés aux approvisionnements d’IAC étaient conservés sur papier, dans des classeurs. IAC faisait appel à un fournisseur de services pour numériser ces documents. Même si les dossiers numérisés étaient ainsi identifiés, il n’existait aucune organisation interne de ces dossiers à IAC. De plus, IAC s’est attaché à numériser les nouveaux contrats, mais les vérificateurs ont constaté que les dossiers n’ont pas tous été numérisés et sont encore en version papier.